会议方案即指召开会议前事先制定的开会方案。大型的会议方案一般包括会议的名称、内容、指导思想、任务要求、会议地点、出席人员、会议期限、日程安排、会议领导、注意事项等内容。会议方案的制定包括以下六项内容：
1、提出召开会议的背景或依据
背景是指在实际工作中出现了新的形势、新的工作，原有的工作方法、规章、制度等已不适应新的形势，需要根据新的形势，需要根据新形势研究制定新的工作方法和规章制度。
2、提出会议的规模
会议的规模包括总人数、与会者的职务、级别、名额分配的初步意见及会议天数。
3、提出会议的大体时间（日期）、地点
会议召开时间的制定要考虑出席者工作的情形、时机，而且会议最好在午前召开，那时与会者的头脑最清楚。会议地点和开会场所要结合参加会议的人数和会议效果来考虑。
一般人数较少的小型会议，可安排在本企业的会议室内，而大型会议或国际会议多安排在饭店或会议中心举行。
4、提出会议筹备组的组成名单
会议筹备工作必须有组织、有方案地进行，因此，成立会务机构非常必要。一般设立大会秘书长（会务筹备组）、文件组和保卫组等。一般大型会议还要有主席团、秘书长、提案小组或资格审查小组。一般大型国际会议筹备委员会的组织机构有指导委员会、筹备委员会、执行委员会，其委员会下设大会秘书处及各执行工作小组。
5、提出请领导到会并讲话的建议
请领导到会并在会上讲话时强调会议精神、强化会议成果的权威性所必不可少的。会议方案中要明确提出请哪一级别的哪一位领导讲话，做指示的具体要求，以便让领导在日程上、讲话内容上有所准备。对大会主办方来说，事先得到领导届时到会的许诺，这也是至关重要的。
6、提出大会发言材料的组织意见
这些讲话、发言、典型材料等都必须按照会议的宗旨来准备。同时，要拟订一个比较具体的收发、编写、起草方案，包括下基层调查研究，通知重点单位准备材料等
知重点单位准备材料等
细节04 拟订会议议程
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《细节描述》
顾名思义，议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案之外，还包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。
1、编排会议议程的原则
会议工作人员在编排议程的时候，最好能遵守以下两个原则：
按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这就是说，越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部方案处理完毕，但起码较紧要的方案已被处理过。那些较不要紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。
每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则可以让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论。这就是说，假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案，则可以特意安排某些人晚一些到（即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会场），也可以可以让某些人早点离场（即令某些人在涉及他们的议案被讨论过之后离开会场）。这样做，显然可以节省与会者的时间。不过，会场的秩序将不免受到干扰。因此，在制定议程时只能有限度地容许迟到或早退。
2、编排会议议程应注意的要点
有些领导在主持会议时并不准备议程，这是一种很坏的习惯。议程不仅能够规范会议的内容，而且也是足以约束沟通的习惯。议程不仅能够规范会议的内容，而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程，则会议的内容势必不确定，沟通的次序势必杂乱，沟通的节奏势必太快或太慢。换句话说，欠缺议程的会议时注定不具实效的。为了改变这种不良习惯，每一个机构都应考虑采取政策性声明，严格要求拟妥议程之后才准许开会。
为让与会者对会议及早做准备，包括心理准备及物质准备，议程应随会议通知事先发给与会者。
虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的利用程度是成正比的。
书面议程的另一个重要好处：会议主持者将集会的目标写成书面的议程，有助于会议目标的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响
细节05 正确申报和审批会议
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《细节描述》
申办部门把开会的议题、目的、需解决的问题以及会议的规模、时间、地点、经费、与会人数等问题，写成文字材料，上报综合、协调部门或企业领导。综合、协调部门或领导接到报告后，或直接批复，或讨论后批复，特殊情况也可口头答复。在对会议审批时应该遵循“一支笔”的原则，即会议审批只应由一个部门主办，以防“会出多门，议题重复”。审批会议常用有效方法是“追问分析法”，其具体内容可以概括为“三问”：
一问：为何要开此会，能否不开
作为审批部门及领导，在批准开会之前一定要摸清申请开会部门或个人的真实目的。
凡不应该开的会议坚决不同意召开。
内容相同或相近可以合并召开的会议就不得分别召开。
可以降低规格、层次召开的会议就不允许抬高规格和层次来召开。
能用电话会议等形式召开的会议就不要集中于宾馆、会堂召开。
二问：为何在此时开会
会议时机的安排要把握适时的原则。适时的含义是：
凡会议需要交流、讨论的事项已经时过境迁或者时机尚未成熟的，就不应该专门召开会议。
在周期性工作的集中阶段或发生突发性重大事件等情况下，要少开会或不开会。
三问：为何要在此地开会
会议地点的选择要方便、合理。通常选择在以下地方：单位所在地、主办单位所在地、参加会议人员集中地地方、交通便利的地方、其他具有良好会议环境的地方。
细节06 确定与会人员名单
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