要做好确定与会人员的工作，会议工作人员必须熟悉各部门的设置、业务工作范围及其主管，多掌握一些情况。比如，可利用开会机会熟悉情况，留心各部门主管的任免调动。安排专人掌握会议工作中涉及到的上级机关、本机关和下级机关主管的名单、变动情况。
一、提名与会人员方法
对于有固定参加人的会议，会议工作人员应根据会议性质、内容和有关规定，提出固定出席、列席人员名单，报请有关主管过目认可。同时要根据会议需要提出其他列席人员名单，报请主管审定。
对于一些没有固定参加人的会议，会议工作人员应当根据会议主管的原则指示和会议性质、内容及有关规定，全面考虑并提出出席、列席人员名单，报请主管审定。
二、提名与会人员原则
提名与会人员的准确、全面与否，直接影响到会议的质量和效果，不允许有丝毫的疏忽大意。在提出、确定与会人员名单时，应当遵循以下原则：
1、周到全面
日常工作会议应当请与会议讨论议题密切相关的部门主管列席。例如：会议讨论建设企业文件问题，就应当请行政、企划部门的主管列席；讨论工作机构设置、人员编制问题，应当请生产、行政、人事部门的主管列席，达到既便于有关部门及时了解上级会议精神又便于当场商量解决问题的目的。
2、准确无误
即做到不漏提，不错提。如果漏提应当参加会议的人，就无形中剥夺了他们参加会议的权利，使他们的工作受到一定的影响。如果把不应当参加会议的人召来开会，使不应当让他们知道的问题泄露出去，就可能造成更大的差错。
3、宽严适度
提名的宽于严，是一个比较难掌握的标准。宽了，一是可能扩大知密范围而容易泄密；二是某些庆祝、纪念性会议由于参加人数太滥而可能失去会议的严肃性或纪念意义。严了，不利于会议精神的贯彻执行。因此，会议工作人员要从有利于工作和保密的角度出发，做到合情合理，宽严适中。
与会人员不带助手
无论出席或列席工作性会议的人员，都应为有关部门的主要负责人或主管负责人，不得带助手。
4、经过审批
会议工作人员提出出席、列席会议人员名单，需报请主管审批后方能最后确定。
细节07 选择会议时间
《适用场景》
当想选择召开会议的时间时，查看本细节。
细节描述
会议主持人在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，这样能使自己准备充分以及方便自己的作息时间。其次，主持人也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不瞒，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。
1、会议时间必须包括起止时间
经验显示，绝大多数的会议都只列明开始的时间，而无结束的时间。这样的做法有两种严重的缺陷：
第一，与会者无法对会后的工作预做规划。
第二，会议的效率势必降低。因为既然没有终止时间，本来一个小时可以结束的会议，则可能被拖到三个小时才结束。
为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须标明结束时间，而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议——比如说解决问题的会议难以确切地把握结束时间，但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。
2、会议持续时间的长短
多数的时间效率专家均同意，以不超过一个小时为宜，因为一般人最能保持注意力集中的时间，最长不超过一个小时。
倘若会议中所探讨的极其严肃的或是极其困难的主题，则一场会议的时间以不超过一个半小时为宜。但这并不是说一场会议不能长达两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。
3、关于会议时间问题的注意事项
一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之用。
假如主持人不坚守原定时间主持会议，则宁可另择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原则。
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